Guider

CSV hamnar i en kolumn i Excel? Så delar du upp den

Av Opener-teamet5 min läsning

När en CSV öppnas med allt inklämt i kolumn A använder filen en annan avgränsare än den Excel väntar sig – oftast kommatecken i en fil som öppnas på en dator inställd för semikolon, eller tvärtom. Det är inget fel på datan. Öppna filen i ett verktyg som känner igen avgränsaren, till exempel CSV-läsaren, eller tala om för Excel vilken avgränsare som gäller via importen eller funktionen ”Text till kolumner”.

Komma, semikolon och decimalkomma

”CSV” står för comma-separated values (kommaseparerade värden), men i praktiken är avgränsaren vad programmet som skrev filen valde. Här är samma rad skriven på båda sätten:

Datum,Kund,Belopp
2024-03-15,Svensson AB,1250.50
Datum;Kund;Belopp
2024-03-15;Svensson AB;1250,50

Skälet till den andra varianten är decimaltecknet. I stora delar av Europa – Sverige, Tyskland, Frankrike, Italien, Spanien, Nederländerna, Polen, Ukraina och många andra länder – skrivs tal med decimalkomma: 1250,50. Om kommat också skilde kolumnerna åt skulle 1250,50 delas upp i två celler. Därför använder kalkylprogram i de länderna semikolon som kolumnavgränsare i stället.

Inget av formaten är fel. Det är bara två konventioner, och problemen börjar när en fil som skrivits med den ena öppnas av ett program som väntar sig den andra. Vill du veta mer om själva formatet, läs vad en CSV-fil är.

Därför lägger Excel allt i kolumn A

När du dubbelklickar på en .csv-fil tittar Excel inte i filen för att lista ut avgränsaren. Det använder listavgränsaren från operativsystemets nationella inställningar. I Windows följer den inställningen din region: en dator inställd på ett land med decimalkomma har oftast semikolon som listavgränsare, och en dator inställd på USA eller Storbritannien har komma.

Krocken sker alltså åt båda hållen:

Samma sak gäller exporter från webbtjänster, webbshoppar och CRM-system. Många skriver alltid kommatecken oavsett var du befinner dig, och därför stöter europeiska användare på det här så ofta. Ett närliggande problem – att bokstäver blir symboler som é – handlar om teckenkodning snarare än avgränsare; se konstiga tecken i en CSV.

Lösning 1: öppna filen med automatisk avgränsaridentifiering

Behöver du bara läsa filen – kolla en order, slå upp en kund, se vad en export innehåller – är det snabbaste sättet en visare som själv listar ut avgränsaren.

Openers CSV-läsare tittar på filen och känner igen om den är separerad med komma, semikolon, tabb eller lodstreck, och visar sedan en riktig tabell. Den känner också igen teckenkodningen (UTF-8, Windows-1251 eller Windows-1252) och hanterar citerade värden som innehåller avgränsaren, till exempel "Svensson, Anna". Inget att ställa in, inget konto, och filen stannar i webbläsaren – den laddas aldrig upp. Du kan söka, sortera och exportera resultatet som CSV eller JSON.

Lösning 2: använd Excels import eller ”Text till kolumner”

För att arbeta med datan i Excel talar du om vilken avgränsare som gäller i stället för att dubbelklicka.

Importera från text/CSV. Öppna en tom arbetsbok, gå till fliken Data och välj ”Från text/CSV”. Excel visar en förhandsgranskning med en lista för avgränsare; välj kommatecken eller semikolon tills kolumnerna ser rätt ut och läs sedan in datan. I samma förhandsgranskning kan du ställa in filens teckenkodning om bokstäverna ser trasiga ut.

Text till kolumner. Om datan redan ligger i kolumn A:

  1. Markera kolumn A.
  2. Välj Text till kolumner på fliken Data.
  3. Välj Avgränsade och kryssa sedan i avgränsaren som filen använder (till exempel Semikolon eller Kommatecken).
  4. Slutför guiden.

En sak att hålla koll på med båda metoderna: talformat. En fil med 1250.50 som öppnas på ett system med decimalkomma kan läsa beloppet som text eller som fel tal. I importens förhandsgranskning och i sista steget i guiden ”Text till kolumner” kan du ställa in hur kolumnerna tolkas – kontrollera några belopp innan du litar på summorna.

Lösning 3: lägg till en ”sep=”-rad för Excel

Det finns ett Excel-specifikt knep: lägg till en rad allra överst i filen som anger avgränsaren.

sep=;
Datum;Kund;Belopp
2024-03-15;Svensson AB;1250,50

Öppna filen i en vanlig textredigerare, lägg till sep=; (eller sep=, för en kommafil) som första rad, spara och dubbelklicka på den igen. Excel läser tipset, använder den avgränsaren och visar inte själva raden.

Det är en nödlösning, inte en standard. Andra program – Google Sheets, LibreOffice, databaser, skript – känner inte till sep= och visar den oftast som en extra första rad eller behandlar den som rubrik. Använd knepet för filer som bara ska till Excel-användare.

Lösning 4: Google Sheets, LibreOffice eller dina nationella inställningar

Google Sheets. Använd Arkiv → Importera och ladda upp CSV-filen. Importdialogen har ett alternativ för avgränsartyp där du kan låta identifieringen vara på eller välja avgränsaren själv, även ett eget tecken.

LibreOffice Calc. När du öppnar en CSV visar LibreOffice en dialog för textimport med kryssrutor för komma, semikolon, tabb och andra avgränsare, och en förhandsgranskning som uppdateras direkt. Programmet är gratis för Windows, macOS och Linux.

Ändra listavgränsaren i Windows. I den klassiska Kontrollpanelens regionsinställningar finns ett fält för listavgränsare under de ytterligare inställningarna. Sätter du det till komma öppnar Excel kommaseparerade filer direkt vid dubbelklick. Var försiktig: det är en inställning för hela systemet, så den ändrar också hur Excel skiljer argument åt i formler och hur andra program läser och skriver CSV-filer. Delar du filer med kollegor i Sverige börjar de få kommatecken från dig. För de flesta är importmetoderna ovan säkrare.

Vanliga frågor

Varför öppnas samma CSV fint på min kollegas dator?

Kollegans nationella inställningar använder en annan listavgränsare. Excel använder den inställningen när du dubbelklickar på en CSV, så samma fil kan öppnas rätt på en dator och hamna i en enda kolumn på en annan.

Ska jag spara mina CSV-filer med komma eller semikolon?

Det beror på vem som öppnar dem. För andra program, skript och internationella kollegor är komma det vanliga standardvalet. För Excel-användare i länder med decimalkomma öppnas semikolon direkt. Fråga mottagaren om du kan.

Varför har vissa rader fortfarande fel antal kolumner?

Oftast för att ett värde innehåller själva avgränsaren, till exempel ett företagsnamn med ett kommatecken som inte omges av citattecken. Visare och importverktyg som följer CSV:s regler för citattecken hanterar citerade värden; värden utan citattecken måste rättas vid källan.

Fungerar CSV-läsaren med tabb- och lodstrecksseparerade filer?

Ja. CSV-läsaren känner automatiskt igen komma, semikolon, tabb och lodstreck och öppnar .csv-, .tsv- och .txt-filer.